Cómo gestionar mejor a tu equipo en Home Office durante la pandemia

Escrito por Ivonne Rojas

¡Woooow! Es difícil creer que han pasado más de 8 meses desde que la pandemia de COVID-19 cambió la vida, no solo aquí en México si no en todo el mundo. Exactamente el 17 de Noviembre de 2019 en China se dio el primer caso de este virus.

 

Desde ese momento hemos tenido que aceptar cambios en nuestras rutinas, trabajos, escuelas, reuniones familiares, con amigos, hemos tenido que explicarle a los niños que no podrán ver a sus amiguitos ni a sus abuelitos hasta que la vacuna llegue a todo el mundo. Ha sido muy difícil y para algunos otros extremadamente difícil.

 

Al inicio de la pandemia las empresas consideradas ‘no esenciales’ se vieron obligados a cerrar. Muchas de estas empresas no tenían una opción de trabajo desde casa y lamentablemente cerraron para siempre y las personas se quedaron sin empleo.

 

Los que tuvimos la suerte de mantener nuestro empleo a pesar de la incertidumbre, nos enfrentamos a un nuevo desafío: el Home Office.

 

En medio de toda la preocupación general por el COVID-19, muchas personas comenzaron a trabajar desde casa por primera vez en sus carreras. Y no teniendo bastante con eso, tuvieron que equilibrar su vida profesional con la personal, el aprendizaje en línea de los niños, cuidar a los padres y abuelos, el vivir en un departamento con otras 3-4 personas que también tienen que tomar llamadas, clases, reuniones, cocinar, lavar, barrer, etc.

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Nuestras casas eran nuestra zona de confort, en dónde nos sentíamos tranquilos y nos relajamos después del trabajo y escuela. Ahora se convirtió en zona de guerra, 24/7 en un mismo lugar durante 8 meses. Definitivamente necesitaremos terapia después de esto.

 

Una pregunta que me hago desde hace algún tiempo y que me asusta la respuesta es: ¿el Home Office será la nueva normalidad para siempre? Las empresas se están dando cuenta que es una gran opción y que a pesar de todo tiene beneficios.

 

Por esta razón, las herramientas digitales se han vuelto indispensables para muchas empresas que no tenían pensado incursionar en lo digital, por ejemplo tiendas físicas que ahora buscan ser e-commerce, catálogos que de ser impresos, ahora son digitales, sitios web, CRM, encuestas de satisfacción y mucho más.

 

En este artículo te platicaré de diferentes temas, estos son los principales:

  1. ¿Qué es el Home Office?
  2. Beneficios del Home Office
  3. Desafíos del Home Office
  4. ¿El Home Office es el futuro?



¿Qué es el Home Office?

El Home Office como su nombre en Inglés lo dice es ‘la oficina en casa’. Se refiere a un acuerdo de flexibilidad laboral bajo el cual un empleado realiza los deberes y responsabilidades del puesto desde su hogar. 

 

Wow, que formal lo escribí jajajajaja el punto es que te llevas la chamba a casa. Que en muchas ocasiones no necesariamente debe ser en casa, puede ser en un café, en un restaurante, en casa de tus papás, en la de tus suegros, bueno en dónde sea, pero siempre cumpliendo con tus horarios y/o actividades acordadas.

 

El Home Office tiene más de una década siendo oficial en muchas empresas y esto ayudó para este confinamiento ya que algunos trabajadores, sobre todo del sector digital, ya sabíamos cómo desempeñar nuestras funciones desde casa.

 

Otra cosa que me gustaría platicar, es que las empresas que contaban con herramientas digitales y procesos optimizados antes de la contingencia por la pandemia, tuvieron una transformación a Home Office sencilla y sin dañar la operación diaria.

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Beneficios del Home Office

Pues, la pandemia es la prueba más grande de los beneficios del Home Office mundialmente. El Home Office ayudó a muchas empresas a no quebrar, a seguir trabajando en sus casas y de poder dar seguimiento a los proyectos y objetivos establecidos.

 

No podemos dejar de lado los beneficios comprobados antes de todo esto como el aumento de la productividad, aumento de compromiso, motivación y satisfacción de los empleados. Un estudio de Stanford comprobó que en un periodo de 9 meses,16 mil trabajadores que tenían la posibilidad de hacer Home Office aumentaron su productividad en un 13%.

 

Otro de los beneficios, de que las empresas cuenten con la opción de Home Office y que se vuelve una ventaja competitiva es la capacidad de contratar empleados geolocalizados en diferentes puntos, ya sea nacionales o hasta internacionales reduciendo los costos.

 

Y por supuesto que como empleado tienes beneficios, como tener un lugar alternativo de trabajo, horario flexible para poder atender necesidades personales, aumentar la productividad, ahorro de tiempo y dinero si pensamos en los desplazamientos y sobre todo si te dedicas a tener reuniones con clientes en diferentes puntos. Otros estudios mencionan que el 80% de los empleados que tienen Home Office experimentan menos estrés laboral, lo que aumenta la satisfacción laboral y la salud mental.

 

Todos necesitamos breaks y es mucho más sencillo tomarlos en casa. Por ejemplo, a veces la gente piensa que por trabajar en una agencia no se tiene estrés laboral ¡jajajaja!, pero sí tenemos y necesitamos días de descanso mental, días en los que podamos en casa y tomar media hora, una hora para comer, para cerrar la mente y que el Home Office facilita.



Desafíos del Home Office

Hablamos ya de los estudios que demuestran que los empleados son más productivos en casa. Sin embargo, dada la situación actual (la pandemia), todos podemos tener muchas distracciones trabajando de forma remota. Los que son papás y tienen a sus hijos en clases en línea, los que cuidan a los miembros mayores de la familia, los que 2-3 personas están de Home Office, si tienen mascotas. Me ha tocado ver en juntas a los pobres papás con sus bebés tratando de arrullarlos, ver perritos, gatitos, a las mamás, esposas y a toda la familia pasar por detrás. ¡Jajajaja! En algún momento esto se vuelve cómico.

 

Otro desafío y que se me hace super importante es no tener un espacio de trabajo designado, muchas personas no tenemos una oficina, más bien tenemos una mesa, una silla, el sillón, la cama. Y esto se vuelve más difícil si son papás y trabajan los dos, pero también necesitan un espacio para que los niños tomen clase. ¡Dios, es un caos! Si los empleadores pueden proporcionar el equipo correcto, podrán mejorar la experiencia laboral de sus empleados en casa.

 

No podemos dejar fuera de estos desafíos, la bendita comunicación. La comunicación entre el equipo de trabajo y con los clientes debe cuidarse, tratar de hacerlo mucho más dinámico y sobre todo tener las herramientas de apoyo correctas. Y no me refiero solo para trabajo, sino también crear dinámicas, juegos, pláticas, otro tipo de comunicación.

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El exceso de trabajo y el agotamiento de los empleados también son desafíos importantes a los que nos enfrentamos todos en Home Office, ya que al estar en casa podemos trabajar más tiempo sin descansos y no existe una separación clara entre el hogar y la oficina. Es importante tomar descansos durante el día y realizar un seguimiento de cuánto tiempo estás trabajando. Debes tratar de trabajar el mismo tiempo que pasabas en la oficina.



¿El Home Office es el futuro?

Antes de COVID-19, muchas empresas no estaban entusiasmadas con la idea del Home Office, es más conozco a muchas agencias digitales que no comulgaban con esto. Es más bien que pensaban que sus empleados no podrían ser tan productivos como lo son en la oficina. 

 

Pero creo, y hablo por la mayoría en el área digital, que después de casi un año con la pandemia, ha quedado demostrado que a pesar de no estar preparados hemos salido adelante y ahora la mayoría de las empresas puede ver los beneficios del Home Office.

 

La pregunta vuelve a mi cabeza, una vez que se vuelva a la "normalidad", ¿se seguirán implementando estas alternativas? No lo podemos decir con exactitud, todo dependerá de las empresas, de los empleadores, de la situación y sobre todo del tiempo.

 

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